定义数据项

使用表单时，通过观察分析单据样式，我们就能理解哪些单元格是标题，哪些单元格需要填写数据，填写什么类型的数据，这些需要填写内容的单元格我们称为数据项。

譬如：商品编号，商品名称，规格型号.....这些都是数据项；

计算机不像人类能凭借经验判断表单中哪些是数据项，所以需要我们告诉计算机哪个单元格需要用户填写数据，以及什么类型的数据，这个过程称之为定义数据项。  

1）进入设计界面。

2）框选标题与数据项，单击【定义基本信息】，标题在数据项单元格的左侧，进入下一步

3）确定数据项的“数据类型”。系统会根据标题的名称自动命名数据项的名称，系统会默认给每个数据项分配类型，如果类型不符，可手动修改（如下图）；这一步一定要仔细，需要确认所有的数据项类型。

4）单击【完成】，完成数据项的定义。已经定义好数据项的单元格上显示红色的边框。

5）完成定义后效果。在总表显示已定义的基本信息数据项，单击【新建】按钮，可填写表单，条形码、二维码填写内容，将鼠标选中其他数据项后，立即生成。

《商品档案》模板中，数据项在1张表单只有1个值，比如：一张商品档案，商品编号只有1个值，这种数据项我们称为基本数据项

如果数据项在1张表单中有多个值，这种数据项我们就称为明细数据项，比如《采购单》的“商品名称”，它可能是读卡器，电子秤、电话盒子、云表高拍仪等。  那明细数据项该如何定义呢？

1）框选需要定义明细的标题与数据项的单元格，单击【定义明细表】，标题在上方，填写内容较多时需要自动向下扩展新的行，使用系统推荐设置，进入下一步。

2）创建明细表。一个模板中可能会有多个不同的明细，比如：商品明细，记录明细...，通过明细表管理明细下的数据项，第一次需要创建明细表。

3）确定数据项类型，与定义数据项的区域。

4）完成定义后，回到设计界面，可看出，明细表所有数据项作为一个整体显示红色的边框。

定义好的数据项，通过【数据表管理】按钮，可进入管理。它默认显示基本信息数据项，通过左侧的“基本信息/明细”可切换明细表的数据项

  定义数据项时，我们给数据项做了3件事： 

1）设置数据项的名称 ，通过标题在数据项的位置，将标题的名称赋值给数据项作为名称，此后标题与数据项的名称没有关系。

2）设置数据类型 ，定义数据项时系统自动给数据项赋值数据类型，可根据实际需要修改。

3）绑定数据项在表格中的位置，通过表格和位置绑定数据项在界面的位置。

《采购单》的“合计金额”，该如何定义呢？它的位置处于“商品明细”表格中。

根据定义规则：数据项在1张表单中只有1个值定义成基本数据项，在1张表单中有多个值定义成明细数据项，与数据项所在的位置无关。

在1张采购单中合计金额只有1个值，因此需要定义成基本信息。“合计金额”没有标题，直接选中单元格，单击【定义基本信息】，没有标题的数据项选择手工命名

    手动给数据项名称设置名称“合计金额“，将默认的文本类型改为“小数”，完成定义。

上面的操作中定义数据项时，都是批量定义的，设计过程中如果需要添加新的数据项该如何定义呢?

1）新增基本数据项，只框选新增的数据项及对应的标题，譬如：“分类编号”（其他数据项不用再框选），定义基本信息，重复上面的步骤。

2）新增明细数据项。如果需要在“明细”中增加新的数据项“入库数量”，只框选该数据项，单击【定义明细表】，选择“添加到已有明细表”；

如果新增的数据项与已有的商品明细表的数据项没有对应关系，则需要选择“创建新的明细表”。

1）定义数据项时，名称不可以带有特殊符号，类似“*”；.

2）定义数据项时，框选的内容过多，譬如“自动生成”，标题“商品档案””等，可选中数据项，删除多余的数据项；   

  在“数据表管理”还可设置模板必填的数据项，比如：“商品名称”必填，勾选“必填”，保存表单时自动提示。

1）填写表单时，光标只能在定义数据项的单元格之间移动，保证模板的格式不会被随意修改；

2）所填内容的数据类型必须与数据项定义时指定的类型一致。例如，所定义的“参考成本”是“小数”类型，新建“商品档案”在“参考成本”中输入文本，数据项右上角出现红点，提示“请输入有效的数字”

下一步：设置主键，保证数据的唯一性